Le remplacement de logiciels ou d’autres technologies constitue une opération d’envergure pour une entreprise. Le Groupe Standish, un institut de recherche de premier rang, a fait état en 2001 que moins d’un tiers des 280 000 projets sélectionnés dans le cadre d’une étude ont été réalisés à temps et dans les limites du budget, et en respectant toutes les caractéristiques et fonctions prévues dans les spécifications d’origine. Les autres projets ont été remis en question ou carrément annulés.
Cette statistique démontre qu’il serait prudent pour une entreprise d’obtenir les conseils de praticiens expérimentés. Toutefois, de nombreuses entreprises se refusent à le faire, s’en remettant entièrement à leurs ressources internes ou à leurs fournisseurs. Bâtiriez-vous une maison sans embaucher un maître d’œuvre? Même si vous étiez un bricoleur doué, il se pourrait que vous n’ayez pas suffisamment d’expérience – ou de temps – pour gérer efficacement un projet complexe comme la construction d’une maison.
RSM Richter se propose d’agir comme « maître d’œuvre » en vous guidant tout au long du processus et en vous offrant des conseils indépendants. Nos services peuvent comprendre, en tout ou en partie, les volets qui suivent.
- Réalisation d’une analyse de rentabilité afin d’explorer les différentes possibilités et de déterminer la pertinence d’investissements dans de nouveaux logiciels ou autres technologies. Si vous n’êtes pas certain que l’acquisition d’un nouveau système est justifiée, nous pouvons vous aider à déterminer les secteurs problématiques au sein de votre entreprise, à explorer les solutions de rechange et à préparer une analyse coûts-avantages afin de vous aider dans votre prise de décisions.
- Évaluation des options d’acquisition de nouveaux logiciels et autres technologies. Par le passé, les entreprises détenaient et géraient leurs logiciels à l’interne. Aujourd’hui, il est possible de faire l’acquisition de logiciels « sur demande » par Internet ou même de faire appel à un fournisseur externe. Nous pouvons vous aider à évaluer vos options en analysant les répercussions de chaque option, puis à conclure des ententes appropriées, notamment en matière de services si vous optez pour l’externalisation.
- Détermination des besoins d’entreprise et consignation des processus d’affaires. Avant d’entreprendre la sélection de nouveaux logiciels ou autres technologies, vous devez connaître en détail les besoins de votre entreprise par ordre de priorité afin de pouvoir évaluer les offres des fournisseurs en conséquence. Autrement, tous les arguments de vente vous sembleront convaincants. Il ne s’agit pas simplement de dresser une liste d’éléments à vérifier auprès des fournisseurs, puisque la plupart d’entre eux trouveront un moyen de répondre favorablement à toutes les exigences que vous leur soumettez.
- Choix du logiciel et du fournisseur appropriés. Une fois que vos besoins sont définis, il vous faut trouver les logiciels ou autres technologies appropriés. Nous collaborons étroitement avec l’équipe de votre entreprise qui est responsable de ce choix afin de mener à bien un processus de sélection en deux étapes. En premier lieu, nous dressons une liste restreinte de candidats choisis parmi les fournisseurs éventuels. Ces derniers doivent satisfaire à différentes exigences incontournables pour que leur candidature soit prise en considération. Une fois que nous avons dressé une liste restreinte de fournisseurs, nous entreprenons les évaluations détaillées. De concert avec votre équipe, nous établissons un ensemble équilibré de critères d’évaluation, en nous concentrant sur différents facteurs tels que l’adéquation avec vos besoins d’entreprise et les antécédents du fournisseur.
- Prestation de conseils à la direction relativement aux défis et aux meilleures pratiques de la mise en œuvre. Lorsque que vous avez sélectionné le bon logiciel, nous pouvons travailler avec votre équipe directrice tout au long de la mise en œuvre afin de vous conseiller et vous guider relativement à des questions susceptibles d’avoir des répercussions sur le degré de risque du projet. Nous avons pour objectif principal de vous aider à minimiser les risques. Au cours de cette étape, nous pouvons également participer à l’évaluation des processus d’affaires et à la redéfinition de ces processus afin de tirer profit des meilleures pratiques applicables au logiciel.
- Gestion du projet de mise en œuvre. Le fournisseur affectera sans doute l’un de ses directeurs de projet au mandat. Toutefois, ce dernier se préoccupera principalement de la gestion du projet du point de vue du fournisseur. Votre entreprise a donc besoin de son propre directeur de projet afin de superviser et de diriger les activités d’implantation du logiciel qui sont affectées à votre équipe. Cette tâche nécessite un engagement important sur le plan du temps ainsi qu’une expérience préalable. Si votre entreprise ne dispose pas d’une personne-ressource capable d’assumer ce rôle, nous pouvons mettre à votre disposition une personne pouvant le faire.
- Réalisation d’évaluations du niveau de préparation. Comme l’indique le rapport du Groupe Standish, une grande partie des projets se traduisent par un échec, souvent pour plus d’une raison. Dans certains cas, l’entreprise n’est tout simplement pas prête à entreprendre un projet d’une telle complexité. Dans d’autres, le projet n’est pas bien géré et des erreurs sont commises. Nous pouvons contribuer à attirer l’attention sur ces situations. Les évaluations du niveau de préparation peuvent être réalisées à deux étapes clés, c’est-à-dire avant le début du projet et juste avant la mise en exploitation. Elles aideront votre groupe de direction à savoir quels sont les risques susceptibles d’entraver la réussite du projet.
- Réduction des risques liés aux TI. Les sociétés sont également tenues de se pencher sur les risques que les TI soulèvent pour leur organisation. Nous travaillons de concert avec vous afin d’évaluer les contrôles et les mécanismes de sécurité et d’élaborer des stratégies de continuité et de reprise après sinistre. Nous vous invitons à vous renseigner sur nos services de réduction des risques liés aux TI.
Voici des exemples de mandats de services conseils en TI que nous avons réalisés récemment :
- Un distributeur de produits optiques met en œuvre d’une nouvelle solution logicielle d’entreprise. RSM Richter a aidé le client à définir ses besoins d’entreprise et à évaluer les solutions possibles. Quatre fournisseurs ont été invités à soumettre des propositions décrivant leur expérience, leur méthode, les capacités de leurs systèmes et leurs prix. Les réponses ont été évaluées à l’aide d’une grille de notation élaborée conjointement avec l’équipe responsable de l’évaluation au sein de l’entreprise cliente. Les deux finalistes ont été invités à démontrer les capacités de leurs logiciels en suivant un script fondé sur les processus d’affaires de l’entreprise. Au cours de la mise en œuvre, RSM Richter a offert des conseils à titre de membre actif du groupe directeur, ainsi qu’au promoteur du projet directement.
- Un importateur élimine un goulot d’étranglement dans ses processus d’exécution des commandes. RSM Richter a aidé l’entreprise à analyser ses processus d’exécution des commandes et à trouver différentes solutions possibles pour éliminer un goulot d’étranglement dans son centre de distribution. Une analyse de rentabilité a été effectuée dans le but de valider les hypothèses et d’appuyer une proposition de système de manutention automatisé. Les besoins de l’entreprise ont été définis aux fins de la recherche de fournisseurs potentiels et de l’évaluation des finalistes. Trois fournisseurs ont été invités à répondre à une demande de propositions. Leurs soumissions et leurs présentations ont été jugées à l’aide d’un processus d’évaluation officiel. RSM Richter a joué un rôle important dans la réalisation de vérifications diligentes au cours du processus d’évaluation.
- Un grossiste en alimentation demande de l’assistance pour un projet en difficulté. Le client a demandé à RSM Richter de l’aider à prendre des mesures, de lui donner des conseils et de lui fournir de l’assistance en matière de gestion de projet dans le cadre de la mise en œuvre problématique d’un nouveau logiciel. Un certain nombre de lacunes, découlant pour la plupart d’une mauvaise gestion de projet, avaient fait surface à la suite de la mise en service d’un nouveau système. RSM Richter a conseillé le client sur les mesures correctives à prendre pour remédier aux lacunes de la mise en œuvre. Bien que cela ait demandé beaucoup de temps, d’argent et d’efforts, l’entreprise a finalement réussi à stabiliser son logiciel, et elle est maintenant en mesure de produire des rapports beaucoup plus détaillés sur ses activités.
- Un détaillant de chaussures demande l’aide d’un directeur de projet. Un détaillant de chaussures a demandé à RSM Richter, qui l’avait aidé à choisir un nouveau logiciel d’entreprise, de se joindre à son équipe de mise en œuvre en assumant le rôle de directeur de projet. Pendant une période de six mois, RSM Richter a rencontré régulièrement le fournisseur du logiciel afin d’évaluer l’état d’avancement du projet, en plus de surveiller l’application du calendrier de mise en œuvre et de tenir une liste des problèmes afin de s’assurer que le nouveau système répondait aux attentes du client dans tous les domaines fonctionnels.