Frais d’usage et fonctionnement d’automobiles

Règles d’application

• Ces règles s’appliquent lorsqu’un employeur met une automobile à la « disposition » de l’employé ou d’une personne liée à ce dernier.
• Un employeur met une automobile à la disposition de l’employé ou d’une personne liée à ce dernier, si l’employé a accès à l’automobile ou en a le contrôle.
• Les véhicules qui ne sont pas visés par ces règles sont :
• les taxis,
• les autobus,
• les corbillards,
• les véhicules de secours médical d’urgence clairement identifiés,
• les fourgonnettes et les camionnettes qui :
• comptent un nombre de places assises pouvant accueillir au maximum le conducteur et deux passagers et qui ont été acquises principalement pour transporter des marchandises; ou
• sont utilisées 90 % du temps ou plus pour transporter des marchandises, du matériel ou des passagers.
• Un employé reçoit un avantage dans la mesure où l’automobile est utilisée à des fins personnelles.
• L’usage personnel comprend :
• les voyages de vacances,
• la conduite pour usage personnel,
• les déplacements entre le domicile et le lieu de travail,
• l’usage par l’employé ou par une personne liée à ce dernier.
• L’usage personnel n’inclut pas les déplacements depuis le domicile à un endroit autre que le lieu d'affaires habituel de l’employeur ainsi que le retour au domicile à partir de cet endroit.

• Pour les employés résidant au Québec :
• Lorsqu’une automobile est mise à la disposition de l’employé, l’employé doit remettre à son employeur un registre de ses déplacements.
• Le registre des déplacements doit être remis au plus tard le 10^e jour suivant :
• la fin de l’année; ou
• la fin de la période durant laquelle l’automobile était à la disposition de l’employé, si cette période se terminait avant la fin de l’année.
• Tout employé qui ne remet pas ce registre dans les délais applicables sera passible d’une pénalité de 200 $.

Calcul de l’avantage

Il y a deux types d’avantages à calculer lorsqu’un employé utilise à des fins personnelles l’automobile mise à sa disposition par son employeur :

I. Avantage relatif aux frais pour droit d’usage

• Représente l’avantage dont bénéficie l’employé lorsque son employeur met à sa disposition une automobile pour son usage personnel.
• Cet avantage est réduit de tout remboursement versé par l’employé à l’employeur durant l’année pour l’usage de l’automobile.

Avantage relatif aux frais pour droit d'usage

II. Frais de fonctionnement

• Représentent l’avantage reçu pour les frais de fonctionnement de l’automobile payés par l’employeur et se rapportant à l’usage personnel d’un véhicule qui est détenu/loué par un employeur
• Cet avantage est réduit de tout remboursement versé par l’employé à l’employeur durant l’année ou dans les 45 jours suivant la fin de l’année pour l’usage de l’automobile
• Les frais de fonctionnement incluent :
• l’essence et l’huile,
• les permis,
• les assurances,
• les réparations et l’entretien.
• Les frais de fonctionnement ne comprennent pas :
• les intérêts,
• le stationnement,
• la déduction pour amortissement,
• les frais de location.
• Deux méthodes peuvent être utilisées pour calculer l’avantage :
• la méthode « simplifiée »,
• la moitié des frais pour droit d’usage (certaines restrictions s’appliquent).